«Документооборот»

Подсистема «Документооборота» предназначена для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота организации и предприятия. Подсистема позволяет иметь доступе ко всем документам организации и предприятия в любое время и месте. Так же «Документооборот» позволяет контролировать исполнение документов и умеет гибкую панель настройки уведомлений и настроек подсистемы.

Подсистема обеспечивает выполнение следующих основных функций:

■
регистрация входящих документов общего характера (в том числе планов, писем, справок, информационных записок, обзоров, и пр.);
■

регистрация обращений граждан и юридических лиц;
■

регистрация входящих документов, поступивших: почтовым отправлением, электронным письмом (E-mail, ЕИС КВП), с помощью передачи курьером (заявителем), с приема, по СМДО, по ведомственной почте, факсом, Атлас-Беларусь;
■

регистрация исходящих документов, в т.ч. в электронном виде, направляемых по: СМДО, почтовым отправлением, электронным письмом (E-mail), передачей курьером, факсом, Атлас-Беларусь;
■

■

регистрация внутренних документов;
■

направление документов на рассмотрение, исполнение, ознакомление, визирование с формированием соответствующих поручений, формирование сообщений пользователям, которым направляются документы;
■

постановка документов (поручений) на контроль, снятие с контроля;
■

присоединение электронных документов (входящие, исходящие, внутренние) (размером до 20 Мб) к регистрационной карточке, сохранение их в БД системы с защитой от внесения изменений в текст пользователями, за исключением лица, подготовившего документ и согласовавшего изменения с должностным лицом, подписывающим документ электронной цифровой подписью ;
■

поиск документов, поручений, регистрационных, контрольных карточек по различным критериям, в т.ч. по реализованным фильтрам (спискам);
■

сохранение сформированных реестров в БД системы;
■

использование электронной цифровой подписи;
■

ведение архива.

Дополнительные функции подсистемы:

Формирование сообщений о приближении даты наступления определенных событий (истечении срока ожидания ответа на исходящий инициативный документ, истечении срока исполнения (входящего, внутреннего) документа и т.д.), а также их обработка осуществляется с помощью подсистемы формирования и обработки сообщений.

Формирование необходимых выходных документов с возможностью сохранения их в файл, вывода на печать обеспечивается подсистемой формирования выходных документов, статистических отчетов.

При выполнении регистрации документов формируются и сохраняются в БД регистрационные карточки с учетными данными на документы.

Предоставляется возможность установления связи между регистрационными карточками.

Формирование необходимых регистрационных индексов (соответствующих разным журналам регистрации) выполняется в зависимости от особенностей документа:

■

входящий, исходящий или внутренний;
■

к какому виду относится;
■

требует особого контроля (присваивается дополнительный индекс «к»);
■

документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения - «ДСП»

Для осуществления контроля исполнения документов и поручений формируются и сохраняются в БД (с присоединением к соответствующей регистрационной карточке) контрольные карточки, позволяющие внести информацию о руководителе, исполнителях, соисполнителях, контролирующих и т.д.

При работе с конвертами, уведомлениями и т.п. обеспечена возможность вывода на печать:

■

информации об отправителе и получателе, взятой из регистрационной карточки или сформированной пользователем «вручную», в т.ч. без использования справочника абонентов;
■

специальных пометок;
■

порядковых номеров (соответствующих номеру в реестре – для удобства сортировки документов);
■

иных сведений (номера исходящего документа, вида документа и т.д.).

Вводу данных предшествует выбор размера конверта.

Реализованные в подсистеме поисковые фильтры обеспечивают построение списков документов: входящих, исходящих, внутренних, находящихся на исполнении у пользователя, находящихся на контроле у контролирующего и т.д. с обеспечением перехода к выбранному документу (карточке).

Доступ к документам обеспечивается не только в результате выполнения поиска, но и за счет организации их хранения в виртуальных папках (с привязкой к подразделениям, сотрудникам, в разбивке их на входящие, исходящие, внутренние, контролируемые и т.д.), отображаемых в пользовательском интерфейсе.

Рабочее место, предоставляющее доступ к функциям подсистемы, по умолчанию (при входе в него) предоставляет пользователю информацию о документах, по которым он является непосредственным исполнителем.

Состояние, в котором находится документ (на исполнении, исполнен и т.д.), виден по цвету, с которым он отображается в строке сформированного списка.

Заказать демонстрацию